6 aplikacji które pomogą Ci ogarnąć chaos

Chaos towarzyszy nam zawsze. Szczególnie, gdy mamy do wykonania jakieś bardzo ważne lub pilne zadanie. W tym wpisie zebrałem kilka bardzo użytecznych aplikacji, które pomagają (skutecznie) kontrolować chaos, i zamieniać go w efektywną pracę. Nie tylko w internecie. Szczególnie przy większej liczbie ludzi, lub bardziej złożonych projektach ich wykorzystanie będzie wyraźniej odczuwalne. I nie ma znaczenia czy jest to projekt biznesowy, czy przykładowa praca na „zalkę” na uczelnię. Wszystko da się, dzięki nim oszacować, policzyć i opisać. Niektóre osoby mogą się dziwić, że wpisuję takie oczywiste oczywistości. Niestety te rzeczy mogą być nie do końca oczywiste dla wszystkich. A poziom świadomości u nas w kraju jest jaki jest. Zapewne jest podobny, do poziomu czytelnictwa.

Osoby które te aplikacje znają, nie znajdą w tym wpisie nic ciekawego.

Wszystkie z poniżej opisanych aplikacji na swój sposób ułatwiają, lub organizują pracę lub komunikację w zespołach, przez co zmniejsza się chaos. Nie ma jednak ograniczeń, by z nich korzystać w pojedynkę. No może z wyjątkiem Slacka, który jest najzwyczajniej w świecie komunikatorem internetowym. Dzięki temu, że są to aplikacje sieciowe (zazwyczaj z klientami na dowolną platformę), nie ma problemu z dostępem do tworzonych na nich treściach. Wszystkie są bezpłatne i/lub posiadają wersje premium rozwijające albo dodające funkcjonalności.

1. Google docs + google calendar vs chaos

Podejrzewam że konto na Gmailu mają obecnie wszyscy. I to nie z powodu tego że jest jakieś wyjątkowo świetne (hehehe, no dobrze, jest świetne 😉 ), ale z powodu dodatkowych usług jakie oferuje Google, a do których aby się dostać (zazwyczaj) potrzebujemy właśnie konta mailowego założonego na gmailu. Google docs to nic innego jak odpowiednik pakietu biurowego Microsoftu. Wyróżniają go, moim zdaniem, przede wszystkim dwie cechy. Po pierwsze to, że trzymamy wszystkie dokumenty w chmurze (przez to mamy dostęp do nich zawsze i wszędzie), niezależnie od systemu operacyjnego i sprzętu. Po drugie, w Google docs świetnie spisuje się przy pracy grupowej. Pamiętam, jak na samym początku dostępności tej usługi, nie dało się pracować na jednym dokumencie przy więcej niż dwóch osobach. Obecnie, praca czterech czy pięciu osób na jednym arkuszu kalkulacyjnym czy w jednym dokumencie tekstowym jest bardzo wygodna i nie przysparza jakichkolwiek problemów (w więcej niż pięć osób na raz nie pracowałem, ale jeżeli masz z tym jakieś doświadczenia, to z chęcią się o nich od Ciebie dowiem).

Obok Google drive nie sposób nie wymienić Google calendar. Kalendarz jak kalendarz, z tym że wyróżnia się możliwością wysyłania przypomnień smsami. Jako, że czasami nie chce mi się odbierać poczty (wiesz… trzeba przełączyć zakładki w przeglądarce… 😉 ), aby nie odrywać się od pracy, to taka funkcjonalność bardzo ułatwia mi życie i organizuje chaos. Nie będę tutaj się rozpisywał na temat tego kalendarza. Być może poświęcę mu kiedy indziej osobny wpis.

Oprócz tych dwóch narzędzi, powinienem wspomnieć o tym, że w ramach usług oferowanych przez Google, a do których mamy dostęp logują się na konto G+ (czy tam Gmailowe, jak to było pierwotnie;) ) są takie jak system blogowy (blogger) czy aplikacja do przeprowadzania webinarów (hangouts).

Do czego używam usług Google:

• Google drive jako pendrive, ponieważ czasem łatwiej jest mi wgrać tam plik i go ściągnąć „po drugiej stronie” niż przenosić na pendrive.
• Współpraca ze znajomymi nad udostępnionymi sobie plikami.
• Jako pakiet biurowy Google docs spisuje się przyzwoicie (Googlowy Excel trochę ma problemy z wykresami, ale w zasadzie radzi sobie…)
• Przypomnienia o… od terminu oddania książek do biblioteki, poprzez termin odnawiania domen, po ważne spotkania, webinary itp.
• Dawno, dawno temu postawiłem na bloggerze stronę przechwytującą. Działała i się sprawdzała, choć od strony technicznej za dużo kontroli nad nią nie miałem.

Link do Gmail.com

Link do Google drive

Link do Google calendar

2. Evernote vs chaos

Evernote to taki idealny elektroniczny notatnik. Ma przechowywać Twoje notatki. Możesz je umieszczać w notatnikach (czyli po prostu kategoriach), oraz oznaczać tagami. Dwie taksonomie to trochę mało, ale daje się jakoś do tego przywyknąć. Gdyby jednak ograniczyć cechy do tylko tych, to Evernote byłby niczym nie wyróżniającym się przeciętniakiem. W czym, moim zdaniem tkwi jego siła? Najbardziej dla mnie użyteczną funkcjonalnością Evernota są nożyczki. Są to wtyczki do przeglądarek (tak chroma, jak i firefoxa… o reszcie się nie wypowiem, ponieważ nie używam, ale przypuszczam że też istnieją odpowiedniki). Pozwalają one na „wycinanie” całych stron, artykułów, poszczególnych zaznaczonych fragmentów i zapisywanie ich u siebie na koncie (umieszczając je w odpowiednich notatnikach i otagowując znacznikami). Dzięki nim, bardzo łatwo, można w jednym miejscu zgromadzić informacje, na które natrafiliśmy podczas serfowania w necie czy przy pracy nad jakimś naszym projektem. Ważne jest to, że nie jesteśmy ograniczeni do stron w htmlu. Możemy zapisywać tak pdfy jak i wykonywać zdjęcia… czy też skanować wizytówki ( z poziomu aplikacji zamieniać je w zaproszenia do znajomych na Linkedin)!

Do czego używam Evertnote:

• Gromadzenie treści z sieci.
• Backup wpisów z blogów.
• Backup wszystkich ebooków z przeróżnych programów partnerskich, od marketerów itp. Raczej są to lekkie pliki.

Link do Evernote

3. Wunderlist vs chaos

Ze wszystkich aplikacji wymienionych w tym wpisie, najwygodniej mi się pracuje z Wunderlist. Służy ona do tworzenia list. Możesz w niej, je udostępniać innym, ustawić przypomnienia albo po stworzeniu wysyłać mailem. Wunderlist jest dużo bardziej ograniczona co do ilości tekstu jaki możemy wprowadzić przy poszczególnych zadaniach, ale można to zastąpić dołączając pliki. Używam go do zapisywania artykułów (a właściwie linków do nich) z Twittera. Standardowo możemy z Wunderlist wyeksportować plik ics (a właściwie tworzymy kanał). Po podpięciu do kalendarza Google będzie nam pokazywało tam wszelkie zadania, których wykonanie określiliśmy w czasie.

Do czego używam Wunderlist:

• Listy TODO – nie ma jakiejkolwiek łatwiejszej i wygodniejszej aplikacji od Wunderlist, która by się do tego lepiej nadawała.
• Listy twittów z ciekawymi linkami – eksportuję odkryte twitty, z linkami do artykułów które są ciekawe lub które chcę przeczytać później. Szczególnie wygodnie to się robi na smartfonie. 😉
• Checklisty – nawet opublikowanie wpisu na blogu to proces. I to w dodatku powtarzalny. Ja tworzę listy-szablony na Wunderlist z punktami do odznaczenia. Potem, przy każdej publikacji tworze kopię szablonu i na niej odznaczam kolejne punkty.

Link do Wunderlist.

4. Trello vs chaos

Trello to, w wielkim uproszczeniu, tablica kanban w przeglądarce.  Jest bardzo prosty w obsłudze oraz oferuje możliwość współpracy wielu osób, udostępniania dokumentów, a także komentowania i oznaczania zadań/punktów. Funkcjonalnie wygląda to tak, że dostajemy tworzymy tablice, na której umieszczamy listy kart. Na listach umieszczamy poszczególne karty. Posiada wszystkie funkcjonalności wunderlist oraz evernote, podane w innej formie. Ok, do czego ja używam trello?

• Prosty kalendarz – siedem kart ( jedna na każdy dzień tygodnia), w które wrzucam zadania, rzeczy do pamiętania itp.
• Harmonogram pracy – Dla mnie karty w Trello są wygodniejsze od list z Wunderlist. Na szybko, mogę używać tego drugiego, ale jeżeli już rozpisuję sobie (lub współpracuję nad czymś z innymi osobami) to Trello jest dużo bardziej przejrzyste. Przykładowo, komenując codziennie wpisy na blogach, oraz dodając wpisy na forach, wszystkie linki do nich spisuję w odpowiednie zakładki. Dzięki temu mam przejrzysty obraz sytuacji.
• Harmonogram publikacji na blogu lub w social media – Trello jest idealnym narzędziem do tego. Raz w tygodniu wystarczy stworzyć listę, a potem ją już aktualizujesz regularnie. Jest to bardzo przydatne, jeżeli masz kilka stron, do tego parę kont na różnych portalach społecznościowych oraz planujesz quest posting na czyichś stronach.
• Reaserch/brainstorming – Dzięki temu że Trello umożliwia pracę grupową świetnie nadaje się jako forma elastycznego notatnika podczas przeprowadzania burzy mózgów czy też zbierania informacji w jednym miejscu
• Tablica kanban – Trello też można do niej wykorzystywać, i spisuje się przy tym idealnie.

Link do Trello.

5. Asana vs chaos

Asana pod wieloma względami jest praktycznie identyczna z Trello. Służy do komunikacji w zespole, i idealnie integruje się z wieloma innymi aplikacjami. Dzięki temu, jej funkcjonalności możemy rozszerzać według naszych potrzeb. Tak jak w Trello mamy tablice, tak w Asanie budujemy projekty.  Projekty składają się z zadań, a tym z kolei mogą zostać przydzielone pod-zadania. Dodatkowo wszystko możemy otagować, dla łatwiejszej orientacji. Wszystkie daty i deadline mamy ładnie zaprezentowane w kalendarzu projektu. Możemy tam też ustawić przypomnienia, które zbiorczo (w jednym mailu) przychodzą nam na skrzynkę mailową.

Do czego używam asany:

• Kalendarz z listą zadań do zrobienia i przypomnieniami o deadline.
• Do tego samego do czego Trello, ale przy już skonkretyzowanych zadaniach.

Link do Asana.

6. Slack vs chaos

Generalnie jest to aplikacja służąca do komunikacji w zespole. Jednak możliwości przeszukiwania archiwów, integracji innych aplikacji, oraz prostota pomysłu czyni z kolejnej wersji gg/skypa bardzo wygodny komunikator do zarządzania zespołami oraz procesami. Struktura organizacyjna tej aplikacji jest bardzo prosta. Tworzymy zespół. Do zespołu przydzielamy kanały, które możemy definiować na publiczne czy też prywatne.

Do czego używam Slack:

• Kontakt z twórcami oprogramowania (choćby WordPress czy Genesis Framework).

Link do Slack.

Używasz którejś z tych aplikacji ? Jeżeli tak to której/których? A jeżeli nie to dlaczego? Zapraszam do komentowania.